Ein gut ausgestatteter Arbeitsplatz kostet Geld. Das gilt im Büro ebenso wie zuhause. Wie ChannelPartner unter Berufung auf eine Auswertung des Preisvergleichsportals Idealo berichtet, ist der Durchschnittspreis für ein betrachtetes Homeoffice-Komplettsetup seit 2020 von rund 2.131 auf 2.731 Euro gestiegen. Enthalten sind ein Business-Notebook, Möbel und verschiedene Peripheriegeräte. Für Unternehmen ist das ein Anlass, genauer hinzusehen: Welche Ausstattung benötigen Mitarbeiter zuhause tatsächlich – und welche Funktionen stehen im Unternehmen bereits zur Verfügung?
Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist der Arbeitsplatz im Büro häufig vollständig eingerichtet. Auf dem Firmen-PC laufen Warenwirtschaft, ERP, Buchhaltung oder branchenspezifische Fachanwendungen. Einstellungen, Zugriffsrechte und Arbeitsabläufe sind auf den Mitarbeiter abgestimmt. Für das Homeoffice wird dann oft eine zweite Arbeitsumgebung aufgebaut. Ein weiteres Gerät wird eingerichtet, Software installiert und der Zugriff auf Unternehmensressourcen hergestellt. Damit entstehen neben den Anschaffungskosten laufende Aufgaben für Wartung und Support.
Doch muss der Arbeitsplatz zuhause tatsächlich eine zweite technische Kopie des Arbeitsplatzes im Unternehmen sein?
Das vorhandene Notebook verursacht weiterhin Kosten
„Der Mitarbeiter hat ohnehin ein Notebook.“ Dieses Argument klingt zunächst überzeugend. Wenn das Gerät bereits vorhanden ist, scheint ein wesentlicher Kostenpunkt erledigt. Für die betriebliche Nutzung beginnt die eigentliche Arbeit jedoch häufig erst danach.
Ein Notebook, das unterwegs und im Homeoffice für Unternehmensaufgaben eingesetzt wird, muss zuverlässig betrieben und angemessen geschützt werden. Betriebssystem und Anwendungen benötigen Updates. Verschlüsselung, Benutzerrechte und Endpoint-Schutz müssen eingerichtet und verwaltet werden. Lokal gespeicherte Unternehmensdaten erfordern Regeln für Schutz und Sicherung. Wird ein VPN eingesetzt, können zusätzlich die Installation und Pflege des Clients, Zertifikate und die Fehlersuche bei Verbindungsproblemen anfallen.
Das alles bindet Zeit. Entweder kümmert sich die eigene IT darum, oder ein externer Dienstleister übernimmt diese Aufgaben. Auch Unterbrechungen beim Mitarbeiter gehören zur wirtschaftlichen Betrachtung: Wenn die Fachanwendung nach einem Update nicht startet oder die Verbindung ins Unternehmen ausfällt, steht Arbeit still.
Ein bereits bezahltes Notebook ist deshalb noch kein kostenfreier mobiler Arbeitsplatz.
Den Firmen-PC auch im Homeoffice nutzen
Ein anderer Ansatz besteht darin, den vorhandenen Arbeitsplatz im Unternehmen aus der Ferne zu nutzen. Mit Kyvion Secure Access können Mitarbeiter über den Browser auf einen entsprechend eingerichteten Firmen-PC oder auf zentral bereitgestellte Anwendungen zugreifen.
Die Fachanwendung wird weiterhin auf dem System im Unternehmen ausgeführt. Der Mitarbeiter bedient sie von zuhause aus und arbeitet mit seiner vertrauten Umgebung. Das kann gerade dort sinnvoll sein, wo bestehende Windows-Anwendungen fest zu den täglichen Abläufen gehören.
Damit entfällt für diese Anwendungen der Aufbau einer zweiten lokalen Arbeitsumgebung. Installation, Konfiguration und Anwendungsupdates konzentrieren sich auf das bereits betreute System. Auch der Wechsel zwischen Büro und Homeoffice wird einfacher, wenn beide Arbeitsorte dieselbe Umgebung nutzen.
Voraussetzung ist ein zuverlässig erreichbarer Firmen-PC. Er muss eingeschaltet oder über eine geeignete Lösung aufweckbar sein. Verfügbarkeit, Zugriffsrechte und die Absicherung des Fernzugriffs gehören deshalb zur Planung.
Muss zuhause ein leistungsfähiges Windows-Notebook stehen?
Wenn die Fachanwendungen im Unternehmen laufen, ändern sich die Anforderungen an das Endgerät. Es muss diese Programme nicht selbst installieren und ausführen. Für geeignete Arbeitsprofile kann deshalb ein Chromebook, ein Linux-Notebook oder ein anderes gepflegtes Gerät mit aktuellem Browser ausreichen.
Ein Mitarbeiter kann beispielsweise seine Windows-basierte Warenwirtschaft über KSA bedienen, während zuhause ein Chromebook als Zugangsgerät dient. Die Anwendung bleibt auf dem Firmen-PC oder einem zentralen Server. Das Endgerät stellt die Sitzung dar und übermittelt die Eingaben.
Welche Ausstattung passt, hängt vom tatsächlichen Arbeitsalltag ab. Videokonferenzen, mehrere Bildschirme, Drucker und andere benötigte Geräte müssen berücksichtigt werden. Für Aufgaben mit hoher lokaler Rechenleistung oder besonderen Anforderungen ist eine andere Ausstattung möglicherweise sinnvoller. Für viele kaufmännische Tätigkeiten lohnt es sich jedoch, die Gerätewahl an den konkreten Aufgaben auszurichten.
Weniger zusätzliche Installationen, weniger Pflegeaufwand
Mit jeder weiteren lokalen Softwareinstallation entsteht eine zusätzliche Umgebung, die betreut werden muss. Versionen können auseinanderlaufen, Einstellungen abweichen und Fehler nur auf einem bestimmten Gerät auftreten. Zentral bereitgestellte Anwendungen können diesen Aufwand verringern.
Auch bei den Lizenzen lohnt sich ein genauer Blick. Wenn vorhandene Anwendungen auf dem Firmen-PC weitergenutzt werden, kann eine zusätzliche Installation zuhause entfallen. Ob dadurch weitere Lizenzkosten vermieden werden, hängt von den Nutzungsbedingungen des jeweiligen Herstellers und dem gewählten Betriebsmodell ab. Fernzugriff ersetzt keine Lizenzprüfung, kann aber helfen, unnötige Doppelinstallationen zu vermeiden.
Besonders interessant wird dieser Ansatz für Unternehmen, die bereits funktionierende Arbeitsplätze besitzen und nur für einen Teil ihrer Mitarbeiter zeitweise Homeoffice ermöglichen möchten. Hier kann es wirtschaftlicher sein, den vorhandenen Arbeitsplatz zugänglich zu machen, als für jeden Mitarbeiter eine zweite vollständige Umgebung aufzubauen.
Sicherheit bleibt erforderlich – der Aufwand lässt sich verändern
Auch ein Gerät, das ausschließlich über den Browser zugreift, benötigt ein unterstütztes Betriebssystem, aktuelle Software und angemessenen Schutz. Browserzugriff macht ein unsicheres Endgerät nicht automatisch vertrauenswürdig.
Der Unterschied liegt darin, welche Aufgaben auf diesem Gerät überhaupt anfallen. Für die über Kyvion Secure Access bereitgestellten Anwendungen sind keine lokalen Fachanwendungsinstallationen und kein zusätzlicher VPN-Client erforderlich. Der Zugriff kann auf die benötigten Systeme begrenzt werden. Ob Dateien, Zwischenablage oder andere Funktionen zwischen Firmenumgebung und Endgerät genutzt werden dürfen, lässt sich im Rahmen der verfügbaren Funktionen und des Zugriffskonzepts festlegen.
So kann die IT den Umfang der lokal zu betreuenden Arbeitsumgebung reduzieren und den Zugriff auf Unternehmensressourcen gezielter gestalten.
Homeoffice nach den Gesamtkosten planen
Ein ergonomischer Arbeitsplatz mit geeignetem Bildschirm, Schreibtisch und Stuhl bleibt notwendig. Einsparpotenzial entsteht vor allem bei der Frage, wie Anwendungen bereitgestellt und Arbeitsplätze betrieben werden.
Zur Rechnung gehören deshalb neben dem Gerätepreis auch Einrichtung, Softwarelizenzen, Wartung, Support und die Kosten der zentralen Infrastruktur. Kyvion Secure Access schafft hier eine Möglichkeit, vorhandene Firmen-PCs und Anwendungen auch außerhalb des Büros zu nutzen.
Bevor Unternehmen den nächsten vollständigen Homeoffice-Arbeitsplatz anschaffen, lohnt sich daher eine einfache Frage: Wie viel davon ist im Unternehmen bereits vorhanden?
Wer seinen bestehenden Arbeitsplatz sicher über den Browser erreichbar macht, kann zusätzliche Installationen vermeiden, die Auswahl der Endgeräte erweitern und den laufenden Betreuungsaufwand reduzieren. Wie groß dieser Vorteil ausfällt, zeigt eine Betrachtung der konkreten Arbeitsplätze.
Kyvion unterstützt Unternehmen dabei, die passende Lösung für den sicheren Zugriff auf vorhandene Firmen-PCs und Fachanwendungen zu finden – abgestimmt auf Arbeitsabläufe, Endgeräte und bestehende Infrastruktur.
